Projektstory: Controlling-Prozesse organisieren, modernisieren und digitalisieren

HANSE Consulting gestaltet effiziente Controlling-Prozesse und schafft Freiräume

Die Ausgangslage

Die geschätzte und engagierte Leiterin Buchhaltung für eine Unternehmensgruppe der Metallfertigung, seit Ausbildungsbeginn im Unternehmen, wurde zur Leiterin Buchhaltung & Controlling befördert. Ihr Aufgabenspektrum wurde erweitert. Die Besetzung geplanter Stellen im neu geschaffenen Controlling-Team verlief zögerlich, gleichzeitig erfolgte obendrein ein Gesellschafterwechsel. Dieser brachte neben einer Welle von Ad hoc-Anfragen aus der neuen Muttergesellschaft die Einführung eines Cash-Poolings sowie zahlreiche neue interne und externe Berichts- und Steuerungsbedarfe mit sich.

Und ganz nebenbei…

• gab es da noch die erst seit kurzem zur Gruppe gehörende Tochtergesellschaft, deren Buchhaltungsprozesse und -systeme noch nicht vollständig integriert waren
• bestanden die Aufgaben der Leitung Buchhaltung weiterhin in unvermindertem Umfang fort. Die Abgabe / Umverteilung von Aufgaben innerhalb der Buchhaltung sollte aber erst dann erfolgen, wenn eine Mitarbeiterin aus der Elternzeit zurückkehrt war
• war außerdem die einzige Key-Userin der Reporting- und Konsolidierungssoftware Lucanet krankheitsbedingt langfristig ausgefallen
• stand zudem der Planungsprozess vor der Tür, der auf Wunsch der neuen Gesellschafter in einen Rolling-Forecast-Prozess umgewandelt werden sollte – ach ja, nach IFRS, nicht wie bisher nach HGB. Wie sollte das bei dem Flickenteppich von Teilplänen und weitgehend manueller Übertragung in das Planungstool möglich sein? 
• verlief unterdessen die wirtschaftliche Entwicklung der Unternehmensgruppe alles andere als plangemäß und führte dazu, dass die Zahl der Ad hoc-Abfragen sowie Dringlichkeitsmeetings weiter anstieg

Verzögerungen und das Fehlen wichtiger Ergebnisse des Controlling drohten.

Die Lösung: Ein Controlling-Experte von Hanse Consulting packt mit an und verschafft Durchblick

Der neue Gesellschafter erkannte den Engpass schnell. Entgegen der Skepsis der Controlling-Leiterin wurde ein HANSE-Experte mit der „Controlling-Unterstützung“ beauftragt. Praxiserfahren und hemdsärmelig war die anfängliche Skepsis im Controlling-Team jedoch schnell aus dem Weg geräumt.

Einer Bestandsaufnahme folgte gemeinsam im Team die Entwicklung einer Zielstruktur, die „kaufmännische Roadmap“, in der alle Aufgabenfelder („Module“) des Bereichs Finanzen/Controlling definiert wurden.

Das Modul Organisation des Controlling erwies sich schnell als entscheidend, um die anstehenden Aufgaben zu strukturieren:

• War der Bereich den Anforderungen entsprechend organisiert?
• Welche Rolle sollte das Controlling einnehmen – Datenanalyst vs. Sparringspartner, zentrales vs. dezentrales Controlling?
• Welche Kompetenzen und Kapazitäten waren bereits im Team vorhanden, welche mussten ggf. geschaffen werden?

Den Modulen wurden „Submodule“ zugeordnet, diesen wiederum konkrete Maßnahmen mit Angaben zu Priorisierung, Kapazitätsbedarf und Zuständigkeit. Die Struktur schaffte Transparenz und erleichterte die Priorisierung von alltäglichen und „Sonder-“Aufgaben. Die Zielerreichung wurde durch die Installation eines Lenkungsausschusses gesichert, in dem in regelmäßigen Abständen Statusberichte zu den jeweiligen Modulen erfolgten. 

In der Umsetzung und Realisierung der neuen Organisation und Prozesse unterstützte der HANSE-Experte tatkräftig in den Modulen Integrierte Planung und Reporting. Er moderierte die auch auf Grund der neuen Gesellschafter anspruchsvollen Planungs- und Projekt-Meetings und coachte die Leiterin Controlling.

Fazit

Mit der Unterstützung der Controlling-Experten von HANSE Consulting ist es gelungen, die Controlling-Prozesse und die Abteilung neu zu organisieren. Auch die neuen Anforderungen des Gesellschafters wurden somit erfüllt. Die Umsetzung der neuen fachlichen Anforderungen (u. a. Umstellung auf IFRS) gelang auch auf Grund ihrer langjährigen Praxis. Weiterhin halfen Zusatzqualifikationen wie die Ausbildung bei CA controller akademie sowie die fundierte Erfahrung mit Lucanet und anderen Reporting- und Konsolidierungstools.

Durch die intensive Zusammenarbeit und das fachliche Coaching der Leiterin Buchhaltung & Controlling kann diese nun sicher und erfolgreich das Controlling des Unternehmens führen.

Gerne unterstützen wir Sie bei Überprüfung und Verbesserung Ihrer Unternehmens-Prozesse – wie hier am Beispiel des Bereichs Controlling dargestellt – und schaffen auch die Voraussetzung für deren Digitalisierung.

Vereinbaren sie gern einen unverbindlichen Termin mit einem unserer Experten.
Dr. Armin Bratz · Birgit Opitz

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