Digitalisierung im Rechnungswesen

Projektstory: Digitalisierung des Rechnungswesens – transparent, effizient, klar

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Die Ausgangslage

Unser Kunde, ein an mehreren Standorten produzierendes Unternehmen mit ca. 130 Mio. EUR Umsatz, hatte ein IT-Dienstleistungsunternehmen beauftragt, um eine umfangreiche Digitalisierungsoffensive zu starten. Schnell war klar, dass es sich hierbei um mehr als ein IT-Projekt handeln würde. Es musste geklärt werden, in welchen Bereichen Digitalisierungsschritte sinnvoll sein würden. Welche Potenziale könnten realisiert werden, und mit welchen Investitionen müsste man rechnen?

Die Analyse

Digitale Möglichkeiten und Lösungen mussten mit den Prozessen und der Organisation des Unternehmens übereinandergelegt werden, um die Frage nach den Potenzialen und Investitionen zu beantworten. HC wurde beauftragt, um gemeinsam mit dem beauftragten IT-Dienstleister digitale Chancen und Anforderungen der Unternehmensprozesse zu integrieren. Hierzu haben wir unternehmensweit die Prozesse aufgenommen, analysiert und mit dem IT-Spezialisten Digitalisierungs-Möglichkeiten und -Potenziale identifiziert.

Wir stellten fest, dass zwar eine unternehmensweite ERP-Standardsoftware im Einsatz war, für den Informations- und Datenfluss im Laufe der Jahre aber eine Vielzahl verschiedener Individualprogrammierungen und Insellösungen geschaffen worden waren. Diese z. T. autonomen Anwendungen waren nicht durchgängig mit digitalen Schnittstellen untereinander verbunden: bspw. BDE- und Zeiterfassungssysteme, unterschiedliche Lohn- und Gehaltssoftware sowie eine Vielzahl von MS-Office-Lösungen.

Und Papier war noch immer ein zentraler „Datenträger“.

Die interne und externe Kommunikation der Mitarbeiter fand auf allen möglichen Kanälen statt, von E-Mail und Telefon über Unterschriften- und Terminmappen hin zu Papiernotizen, -dokumenten und -belegen (Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Mitteilungen, usw.).

Das Fehlerpotenzial und der Mehraufwand, die sich aus den Mehrfacherfassungen und Übertragungen zwischen den Systemen ergaben, waren erheblich.

Die Ziele des Kunden

Der Personalaufwand in den administrativen Bereichen sollte reduziert werden. Vor allem aber sollte durch Vermeidung von Terminverzögerungen bei Kundenaufträgen, Vermeidung von Fehlproduktionen und schnellerer Angebotsabgabe die Kosten für Ausschuss und Reklamationen gesenkt und zusätzliche Deckungsbeiträge erzielt werden.

Nun galt es, den Digitalisierungs-Aufwand zu ermitteln.

Die Sichtung der vorhandenen Systemlösungen (vor allem ERP und DMS) zeigte, dass die Anbieter der genutzten Systeme ihre Software mittlerweile den Markterfordernissen angepasst hatten, so dass komplette Neuinvestitionen an diesen zentralen Punkten nicht erforderlich wurden.

Gleichwohl sollte eine zentrale Kommunikations- und Steuerungsplattform geschaffen werden, um Transparenz zu gewährleisten. Man entschied sich für MS-Teams, das bereits im Unternehmen installiert war.

Die Umsetzung im Rechnungswesen

Zwei Experten von HC, Spezialisten aus dem Bereichen der Prozessoptimierung und aus Accounting, Finance and Controlling, durchleuchteten zunächst gemeinsam mit den MitarbeiterInnen des Unternehmens den purchase to pay– und den order to cash– Prozess der Unternehmensgruppe. Aufgaben, Arbeitsschritte, Informationsquellen und -wege wurden quantifiziert und visualisiert.

Für das anschließende Changemanagement wurde HC beauftragt. Gemeinsam mit den aus der Mitarbeiterschaft und dem IT-Dienstleister gebildeten Teams (Leiter Rechnungswesen, Finanz-, Anlagen-, Debitoren- und KreditorenbuchhalterInnen, Einkauf, Verkauf, Lager) wurden maschinelle Buchungsroutinen erarbeitet, die sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Kostenrechnung abdeckten. Die Ergebnisse sowie die dazu erforderlichen Hard- und Softwareanforderungen (u. a. Server/Firewalls/Archiv/Schnittstellen) wurden mit den Wirtschaftsprüfern auf GoBD-Konformität abgestimmt.

Die Digitalisierungsexperten und die Systemanbieter der vorhandenen Software (insbesondere DMS, ERP, Onlinebanking) entwickelten Lösungen, die nah am Standard der Software blieben, so dass Individualprogrammierungen möglichst vermieden wurden.

Für Freigabeprozesse wurden digitale work flows implementiert, die schnell und transparent und damit effizient managebar wurden.

Das Ergebnis

Die BuchhalterInnen sind von einem Großteil der manuellen Belegerfassungen und sonstigen Buchungen befreit. Belegen hinterherlaufen, Belege sortieren und ablegen – alles Aufgaben, die nun weitgehend entfallen. Denn Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kontoauszüge werden maschinell ausgelesen und mit Buchungsvorschlägen in die Buchungsjournale übergeben.

Der Zeitversatz der Buchungen ist auf maximal einen Tag begrenzt.

Die BuchhalterInnen machen nicht mehr vornehmlich Eingaben, sondern sie kontrollieren und steuern die Buchhaltung. Sie können nun die Rechnungswesenvorgänge so verarbeiten, dass FiBu und Kostenrechnung transparenter die wirtschaftliche Entwicklung und die Lage abbilden. Dieses fördert nicht nur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung, sondern stärkt auch ganz maßgeblich die Wertschätzung der BuchhalterInnen in ihrer Funktion im Unternehmen.

Das Tempo der Informationsverfügbarkeit und die Informationsreichweite ist durch die weitgehend automatisierten Buchungen, die per Dashboards jederzeit dynamisch einsehbar und weiterverwertbar sind, weitgehend in Echtzeit. Durch die eingerichteten Automatisierungen haben Krankheitsausfälle, Urlaube, Anlernphasen deutlich weniger Einfluss auf den Informationsfluss als zuvor.

  • Berichte werden schneller (automatisiert) erstellt.
  • Fragen der Abteilungen reduzieren sich auf ein Minimum.
  • Das Mahnwesen ist  zuverlässiger, die Liquiditätssteuerung sicherer.
  • Bestandsbewertung und Kostenrechnung finden auf Grund der weitgehenden Vermeidung manueller Eingaben auf einem erheblich sichereren und aktuellen Level statt.
  • Qualifikationsanforderungen an produktive Mitarbeiter wurden drastisch reduziert

Fazit

Die digitale Transformation eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess, der aber große Potenziale hat. Damit sie gelingt, müssen Prozesse und Unternehmensdaten grundlegend analysiert werden. Mit einem qualifizierten Team aus IT- und Changemanagement-Experten wird der digitale Transformationsprozess strukturiert und führt zum Erfolg.

Sprechen Sie uns an, mit Ihren Fragen zu Ihrem Rechnungswesen, bevor es auf der Strecke bleibt. 
Vereinbaren Sie gern einen unverbindlichen Termin mit einem unserer Experten.
Dr. Armin Bratz •  Heiner Winters
Terminvereinbarung